Secrétaire d'accueil
Description du poste
Contribuer au parcours de prévention, dans sa dimension d’accueil physique et téléphonique. Assurer le bon déroulement des activités du centre de prévention par un travail de support administratif, de prise de rendez-vous et d’accueil des bénéficiaires.
Vos missions
La(e) secrétaire est sous l’autorité hiérarchique directe du médecin-directeur.
Missions principales
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES PERSONNES
o Animer l'accueil physique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes et information sur le déroulement du parcours
o Accueillir les bénéficiaires se présentant à leur rendez-vous pour le parcours de prévention ou pour les ateliers et vérifier les infirmations du dossier
o Contrôler les accès et la circulation des personnes
o Gérer l'accueil téléphonique (standard téléphonique : mise en attente, transfert de ligne, renseignements et prise de messages et d’inscriptions).
o Accompagner les bénéficiaires dans la prise en main des outils numériques, (prise de rendez-vous à distance et saisie informatique des réponses de l’auto-questionnaire) ainsi que leur apporter toutes les précisions sur le déroulement du parcours.
GESTION DES RENDEZ-VOUS DES BENEFICIAIRES
o Traiter les coupons reçus via le courrier et le site Internet ;
o Créer les dossiers administratifs des bénéficiaires ;
o Contacter les bénéficiaires et leur proposer des rendez-vous téléphoniques dans les plus brefs délais et planifier les RDV dans l’outil informatique ;
o Confirmer les rendez-vous, communiquer les informations et les documents préparatoires ;
o Participer à la gestion des inscriptions des actions collectives (prises de rendez-vous et inscriptions sur le planning, enregistrement des règlements des bénéficiaires).
SUIVI DES ACTIVITES DU CENTRE ET REPORTING
o Renseigner les outils internes pour le suivi quotidien des activités du centre (tableaux de bord) : bilans réalisés, annulés, restant à effectuer, coupon en attente… ;
o Actualiser les informations mises à disposition du public.
Missions secondaires
o Préparation du courrier de compte rendu au médecin et à la personne afin que les informations puissent être consultées par la psychologue et le médecin.
o Envoi des courriers aux bénéficiaires après validation du médecin
o Préparation des salles selon les besoins et rangement (mettre les tables…)
o Vérification de la bonne tenue des salles d’activité (cuisine…)
Votre profil
Formation d’hôtesse d’accueil standardiste / Secrétaire administrative.
Expérience en accueil physique et téléphonique.
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
Aisance de prise en main de nouveaux logiciels (Doctolib, Mediateam notamment)
Savoir-faire et savoir-être
Organisation, rigueur et méthodologie.
Sens de l’accueil.
Discrétion
En résumé
Type de contrat : CDDDate : 09/09/2024 - 14/10/2024
Durée du travail : Temps complet
Equivalent temps plein : Temps plein - 5 jours / semaine
Horaires : 7 heures / jour
Déplacements : Aucun
Contact : Sandrine MONTMITONNET Assistante de Direction
Qui sommes-nous ?
L'association des centres de prévention Agirc-Arrco est une association Loi 1901, gouvernée par les Institutions de retraite complémentaire Agirc-Arrco.
Elle s'adresse aux personnes de plus de 50 ans, retraitées et actives, ainsi qu’à leurs conjoints et aidants familiaux.
Les centres de prévention sont des lieux de promotion du bien vieillir où chaque bénéficiaire peut effectuer une évaluation personnalisée visant au repérage des risques liés à l’avancée en âge. À l’issue de celle-ci, le bénéficiaire reçoit des informations détaillées sur ses atouts, ses facteurs de risque et les actions de prévention à mettre en place pour vivre en santé.
